Datenschutzerklärung

Stand: 12. Oktober 2026

Diese Erklärung informiert dich darüber, welche personenbezogenen Daten wir verarbeiten, wenn du tontu.ai besuchst, dich registrierst und das Tontu-Dashboard mit dem Assistenten nutzt.

1. Verantwortlicher und Kontakt

Verantwortlich für die in dieser Erklärung beschriebene Verarbeitung ist:

Marco Mori und Ella Winter GbR (Geschäftsbezeichnung: Tontu)
Birkachstraße 3
88131 Lindau (Bodensee)
Deutschland
E-Mail: hello@tontu.ai
Telefon: +49 171 2917093

Einen Datenschutzbeauftragten haben wir nicht benannt.

2. Für wen diese Erklärung gilt

Diese Erklärung gilt für tontu.ai: die Startseite, die Anmeldung und Registrierung, das Dashboard mit dem Assistenten für Betriebe und den Lernbereich.

Besucher von Kundenwebsites. Wenn du auf der Website eines unserer Kunden den Chatbot nutzt, ist der jeweilige Betrieb für deine Daten verantwortlich. Wir verarbeiten sie nur in seinem Auftrag. Informationen dazu findest du in der Datenschutzerklärung des Betriebs, die im Chat-Fenster verlinkt ist.

Inhalte im Dashboard. Gespräche mit Besuchern, Anfragen, Termine, Daten von Mitarbeitern und Lernenden und die Inhalte, die du dem Assistenten anvertraust, gehören deinem Betrieb. Er ist dafür verantwortlich. Wir verarbeiten sie als Auftragsverarbeiter auf Grundlage eines Vertrags nach Art. 28 DSGVO.

Unsere Verantwortung. Wir sind selbst verantwortlich für deine Konto- und Anmeldedaten, die Abrechnung, die Sicherheit und Stabilität der Plattform, die technischen Protokolle und den Kontakt mit dir.

3. Aufruf der Website, Hosting und technische Protokolle

Unsere Website läuft auf der Infrastruktur von Cloudflare, Inc. (USA). Beim Aufruf verarbeitet Cloudflare technisch notwendig deine IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, die angeforderte Adresse, Angaben zu deinem Browser und Gerät sowie Fehler- und Sicherheitsdaten. Deine Anfrage läuft über das weltweite Netzwerk von Cloudflare, die Verarbeitung kann dabei in Rechenzentren außerhalb der EU stattfinden. Unser Programm ist auf die Ausführung nahe Frankfurt eingestellt, unsere Datenbank liegt bei Supabase in Frankfurt (Abschnitt 13).

Die technischen Protokolle unserer Anwendung bei Cloudflare sind so angelegt, dass sie nur Ereignisnamen und Fehlercodes enthalten, keine Inhalte und keine Anfrageadressen.

Für den Schutz vor Missbrauch und Überlastung, zum Beispiel vor zu vielen Anmeldeversuchen, speichern wir keine IP-Adressen im Klartext. Wir verwenden nur nicht umkehrbare Prüfwerte (kryptografischer Hash mit geheimem Schlüssel), gebildet aus deiner IP-Adresse und, bei Anmeldeversuchen, deiner E-Mail-Adresse. Sie werden spätestens nach 2 Tagen gelöscht.

Zweck und Rechtsgrundlage: Bereitstellung und Sicherheit der Website, Abwehr von Angriffen und Missbrauch. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem sicheren, stabilen Betrieb).

4. Cookies und Speicherzugriffe im Browser

Auf der Startseite sowie auf den Seiten Impressum und Datenschutz setzen wir keine Cookies, binden keine Fremdinhalte (zum Beispiel Schriften oder Skripte anderer Anbieter) ein und nutzen keine Werbe-, Analyse- oder Tracking-Werkzeuge. Deshalb zeigen wir dort kein Cookie-Banner.

Nach der Anmeldung und bei der Nutzung des Dashboards speichern wir die folgenden Informationen auf deinem Gerät. Sie sind erforderlich, damit der von dir angeforderte Dienst funktioniert, oder sie entstehen erst durch eine Einstellung, die du selbst vornimmst. Rechtsgrundlage für den Speicherzugriff ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG, für die damit verbundene Verarbeitung Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO.

Sitzungs-Cookies des Anmeldedienstes (Namen beginnen mit „sb-“)

Zweck:: Halten deine angemeldete Sitzung. Beim Anmelden per E-Mail-Link kommt kurz ein Hilfs-Cookie dazu (Name endet auf „code-verifier“).
Dauer:: Bis zur Abmeldung, längstens 400 Tage. Das Hilfs-Cookie nur bis zum Abschluss der Anmeldung.

sb-learn

Zweck:: Hält die Anmeldung im Lernbereich, getrennt vom Dashboard. Es wird nur im Lernbereich (Pfad /schulung) gesendet.
Dauer:: Bis zur Abmeldung, längstens 400 Tage.

cb_tenant

Zweck:: Merkt, welchen Betrieb du gerade bearbeitest.
Dauer:: 90 Tage.

cb_next

Zweck:: Merkt die Seite, zu der du nach der Anmeldung per E-Mail-Link weitergeleitet wirst.
Dauer:: 10 Minuten.

cb_dev_ und eine Kennung

Zweck:: Merkt, dass du dich auf diesem Gerät erfolgreich angemeldet hast. So sperrt dich die Begrenzung von Anmelde-Mails (Schutz davor, dass jemand deine Adresse mit Mails überflutet) nicht selbst aus. Die Kennung im Namen ist ein Prüfwert, nicht deine Adresse.
Dauer:: 90 Tage.

cb_theme und cb_sidebar

Zweck:: Merken die Darstellung (hell oder dunkel) und ob die Seitenleiste eingeklappt ist. Sie entstehen nur, wenn du das umstellst.
Dauer:: 1 Jahr.

cb_nudge_ und eine Kennung

Zweck:: Merkt, dass du den Hinweis zum Verbinden von Google Kalender zurückgestellt hast. Entsteht nur, wenn du „Später“ wählst.
Dauer:: Bis zu 400 Tage.

cb_flash und kal-v

Zweck:: Technische Hilfs-Cookies: cb_flash merkt kurz, dass nach einer Aktion ein Hinweis angezeigt werden soll. kal-v enthält nur eine Zahl, die anzeigt, ob die Termine im Kalender neu geladen werden müssen.
Dauer:: cb_flash 2 Minuten, kal-v 1 Tag.

Lokaler Speicher im Browser (localStorage)

Zweck:: Merkt, ob du den Hinweis zur Spracheingabe schon gesehen hast, und welche Kalender du pro Betrieb ausgeblendet hast.
Dauer:: Bis du die Browserdaten löschst.

Zu Cloudflare Turnstile siehe Abschnitt 5. Du kannst Cookies in deinem Browser jederzeit löschen oder blockieren. Ohne das Sitzungs-Cookie kannst du dich nicht anmelden.

5. Cloudflare Turnstile

Zum Schutz vor automatisierten Anfragen setzen wir an einzelnen Formularen den Dienst Cloudflare Turnstile ein: bei der Anmeldung im Dashboard (Passwort, Anmelde-Link, Passwort zurücksetzen), bei der Registrierung über den Registrierungslink, beim Annehmen einer Einladung ins Team sowie bei Anmeldung und Einladung im Lernbereich. Dazu lädt dein Browser ein Skript von Cloudflare. Cloudflare erhält dabei deine IP-Adresse und technische Merkmale deines Browsers und prüft damit, ob die Anfrage von einem Menschen kommt. Wir erhalten nur das Ergebnis der Prüfung.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Schutz vor Missbrauch und Betrugsversuchen). Soweit dabei auf Informationen in deinem Endgerät zugegriffen wird, ist das für die Sicherheit der von dir genutzten Anmeldung erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Weitere Informationen findest du in den Datenschutzhinweisen von Cloudflare.

6. Registrierung, Konto und Anmeldung

Registrierung nur mit Einladung. Wir bieten Tontu nur Unternehmen an. Eine Registrierung ist nur über einen persönlichen Registrierungslink möglich, den wir dir mit einem Angebot senden. Der Link ist 14 Tage gültig.

Welche Daten. Bei der Registrierung und im Betrieb verarbeiten wir: deinen Namen, deine E-Mail-Adresse und, wenn du sie angibst, deine Telefonnummer, Name und Website deines Betriebs, dein Passwort (nur als nicht umkehrbaren Hash), deine Rolle und deine Rechte im Betrieb, den Zeitpunkt von Registrierung und Anmeldungen, die Version der Bedingungen, die du bestätigt hast, ein angenommenes Angebot sowie die Annahme des Auftragsverarbeitungsvertrags (wer, wann, welche Version).

Zwecke und Rechtsgrundlagen. Vertragserfüllung und vorvertragliche Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), Sicherheit und Missbrauchsschutz (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), Nachweis von Vertragsabschlüssen und Zustimmungen (Art. 6 Abs. 1 lit. f und c DSGVO).

Anmeldung. Du meldest dich mit E-Mail und Passwort an oder mit einem Link, den wir dir per E-Mail senden. Den Anmeldedienst betreibt Supabase, Inc. (USA) für uns, die Daten liegen in Frankfurt. Der Anmeldedienst erhält bei Anmeldungen über unseren Server in der Regel nicht deine IP-Adresse, sondern die Adresse unseres Servers.

E-Mails des Systems. Bestätigungs-, Anmelde- und Passwort-Mails löst unser Anmeldedienst aus. Zugestellt werden sie über einen E-Mail-Versanddienst, der dabei in unserem Auftrag handelt. Diese Mails enthalten keine Gesprächsinhalte, sondern Hinweise mit einem Link.

Einladungen im Team. Lädt dich dein Betrieb ein, erhältst du einen Link, der 7 Tage gültig ist. Wir verarbeiten dabei die E-Mail-Adresse, die der Betrieb eingegeben hat.

Lernbereich. Lernende erhalten ein eigenes Konto für genau einen Betrieb. Im Anmeldedienst steht dafür keine echte E-Mail-Adresse, sondern eine technische Adresse ohne Postfach. Die echte Adresse steht nur in den Daten des jeweiligen Betriebs.

7. Nutzung des Dashboards und des Assistenten

Assistent. Der Assistent ist ein KI-System. Er hilft dir, Einstellungen und Inhalte deines Betriebs zu ändern, Fragen zu beantworten und Aufgaben vorzubereiten. Deine Nachrichten, die Antworten und die Inhalte, die der Assistent dafür aus deinem Betrieb liest (zum Beispiel Datenblatt, Anfragen oder Termine, soweit verbunden), werden an unseren KI-Dienstleister übermittelt (Abschnitt 8). Dein Verlauf wird 12 Monate gespeichert und danach gelöscht. Du kannst deinen eigenen Verlauf jederzeit löschen. Andere Personen deines Betriebs, auch der Inhaber, sehen deinen Verlauf nicht.

Bitte gib im Assistenten keine privaten Inhalte und keine Gesundheitsdaten Dritter ein.

Aktivitätsprotokoll. Wir protokollieren Änderungen im Dashboard und über den Assistenten: welches Konto mit welcher Rolle wann was geändert hat (vorher und nachher) und ob über das Dashboard oder den Assistenten. Im Protokoll selbst stehen keine Namen, sondern Kennungen. Den Namen blenden wir erst beim Anzeigen ein. Wird ein Konto gelöscht, wird der Personenbezug im Protokoll entfernt. Einträge siehst du nur, soweit deine Rolle das erlaubt. Das Protokoll dient der Nachvollziehbarkeit, nicht der Bewertung von Leistung. Aufbewahrung: 12 Monate.

Nutzung und Kosten. Wir zählen die Nutzung des Assistenten und des Chats (Anzahl, Umfang, Kosten) pro Betrieb und Tag, um Kostenlimits einzuhalten und die Abrechnung zu belegen. Diese Zähler und Kostenzeilen löschen wir nach 400 Tagen.

Benachrichtigungen. Neue Anfragen und Systemhinweise zeigen wir im Dashboard. Wir speichern sie 90 Tage.

Hilfe. Wenn du uns über die Hilfe einen Wunsch sendest, speichern wir den Text und das sendende Konto.

Zweck und Rechtsgrundlage dieses Abschnitts: Bereitstellung der Plattform (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) und berechtigtes Interesse an Sicherheit und Nachvollziehbarkeit (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Soweit dein Betrieb Verantwortlicher ist, richtet sich die Rechtsgrundlage nach seiner Entscheidung.

8. KI-Dienstleister

Für den Assistenten und weitere KI-Funktionen setzen wir Modelle von Anthropic PBC (USA) ein. Deine Nachrichten und die für die Antwort nötigen Inhalte werden dorthin übermittelt und dort verarbeitet. Je nach Einstellung deines Betriebs läuft das über den Zugang deines Betriebs oder über unseren Zugang. Wenn für deinen Betrieb Fotos freigeschaltet sind, wird ein Foto, das du dem Assistenten schickst, für diese Anfrage ebenfalls an den KI-Dienstleister übermittelt.

Die Übermittlung in die USA stützen wir auf den Angemessenheitsbeschluss zum EU-US Data Privacy Framework, soweit der Anbieter zertifiziert ist, ersatzweise auf EU-Standardvertragsklauseln (Abschnitt 14).

9. Verbindungen zu Google-Diensten

Wenn dein Betrieb von sich aus Google Kalender oder das Google-Unternehmensprofil verbindet, rufen wir im Auftrag deines Betriebs Daten aus diesen Konten ab, soweit die Rolle der jeweiligen Person und die gewählte Stufe der Verbindung es erlauben. Ohne Verbindung fließen keine Daten zu Google. Google ist dabei Anbieter des Kontos deines Betriebs und nicht unser Auftragsverarbeiter.

Wir speichern die Zugangsberechtigungen (Tokens) verschlüsselt in unserer Datenbank und löschen sie, wenn die Verbindung getrennt wird. Termine lesen wir bei Bedarf live und speichern sie nicht dauerhaft. Was der Assistent daraus im Gespräch wiedergibt, steht in deinem Assistenten-Verlauf (12 Monate). Inhalte, die der Assistent im Einzelfall bearbeiten soll, gehen für diesen Vorgang an den KI-Dienstleister (Abschnitt 8). Änderungen mit Außenwirkung, zum Beispiel an den Öffnungszeiten im Google-Profil, führen wir erst nach deiner Bestätigung aus.

Wir verwenden Daten aus Google-Diensten nicht für Werbung, verkaufen sie nicht und trainieren keine Modelle damit.

Rechtsgrundlage ist die Vertragserfüllung gegenüber deinem Betrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Für die Inhalte ist dein Betrieb verantwortlich.

10. Spracheingabe und Lernbereich

Spracheingabe. Nutzt du im Assistenten das Mikrofon, verarbeitet der Hersteller deines Browsers (zum Beispiel Google bei Chrome, Apple bei Safari) die Aufnahme zur Texterkennung. Wir erhalten und speichern keine Aufnahme, sondern nur den erkannten Text, den du vor dem Senden siehst und bearbeiten kannst. Die Spracheingabe ist freiwillig. Wenn es vertraulich ist, tippe lieber.

Lernbereich. Der Lernbereich ist Teil des Dashboards deines Betriebs. Dein Betrieb ist für deine Lerndaten verantwortlich und informiert dich selbst darüber. Wir verarbeiten sie in seinem Auftrag.

11. Datensicherung

Wir sichern unsere Datenbank täglich. Ein automatischer Ablauf bei GitHub, Inc. (USA) erstellt die Sicherung und verschlüsselt sie, bevor sie bei Cloudflare (Speicherdienst R2) abgelegt wird. Den Schlüssel zum Entschlüsseln halten nur wir. Die Sicherung enthält alle Daten der Datenbank, also auch Daten von Betrieben und deren Besuchern.

Sicherungen löschen wir nach 30 Tagen, die jeweils neuesten sieben bleiben in jedem Fall bestehen. Gelöschte Daten können deshalb noch bis zum Ablauf dieser Frist in Sicherungen enthalten sein. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Verfügbarkeit und Wiederherstellbarkeit, Art. 32 DSGVO).

12. Kontakt per E-Mail oder Telefon

Wenn du uns schreibst oder anrufst, verarbeiten wir deine Angaben und den Inhalt der Nachricht, um deine Anfrage zu beantworten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (wenn es um einen Vertrag geht) oder lit. f DSGVO (allgemeine Anfragen). Wir löschen die Korrespondenz, sobald die Anfrage erledigt ist und keine Aufbewahrungspflicht besteht. Geschäftsbriefe und Rechnungen bewahren wir nach den gesetzlichen Fristen auf (Abschnitt 15).

13. Empfänger und Auftragsverarbeiter

Wir geben Daten nur an Dienstleister weiter, die wir für den Betrieb brauchen, und schließen mit ihnen Verträge nach Art. 28 DSGVO, soweit sie unsere Auftragsverarbeiter sind. Das sind derzeit:

Cloudflare, Inc. (USA): Bereitstellung der Website und des Programms (Workers), Netzwerk und Schutz, Turnstile, verschlüsselte Ablage der Datensicherung (R2).
Supabase, Inc. (USA): Datenbank und Anmeldedienst, Region Frankfurt.
Anthropic PBC (USA): KI-Verarbeitung für den Assistenten.
GitHub, Inc. (USA): automatischer Ablauf der Datensicherung.
E-Mail-Versanddienst: Zustellung der System-Mails (Bestätigung, Anmeldung, Passwort).

Setzen wir weitere Dienstleister ein, die Daten von dir verarbeiten, ergänzen wir diese Liste.

Nicht unsere Auftragnehmer, aber Empfänger auf Veranlassung deines Betriebs oder von dir: Google (wenn dein Betrieb seine Konten verbindet) und der Hersteller deines Browsers bei der Spracheingabe. Sie sind für ihre Verarbeitung selbst verantwortlich.

14. Übermittlung in Drittländer

Einige Dienstleister gehören zu Unternehmen mit Sitz in den USA oder haben dort Zugriff. Soweit Daten in die USA übermittelt werden oder dort zugänglich sein können, stützen wir uns auf den Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission zum EU-US Data Privacy Framework vom 10.07.2023, soweit der jeweilige Anbieter dort zertifiziert ist, und ergänzend auf EU-Standardvertragsklauseln (Durchführungsbeschluss (EU) 2021/914). Eine Kopie der Standardvertragsklauseln erhältst du auf Anfrage.

15. Speicherdauer

Konto- und Anmeldedaten: solange dein Betrieb Kunde ist. Nach Vertragsende löschen wir sie, soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht.
Rechnungen und Buchungsbelege, Geschäftsbriefe: nach den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (§ 147 AO, § 257 HGB).
Verlauf des Assistenten: 12 Monate, danach automatische Löschung. Du kannst ihn jederzeit selbst löschen.
Aktivitätsprotokoll: 12 Monate, danach automatische Löschung.
Prüfwerte zum Missbrauchsschutz: spätestens 2 Tage.
Nutzungs- und Kostendaten: 400 Tage.
Benachrichtigungen im Dashboard: 90 Tage.
Datensicherungen: 30 Tage.
Links: Registrierungslink 14 Tage, Einladung ins Team und in den Lernbereich 7 Tage.
E-Mail-Korrespondenz: bis zur Erledigung, bei Geschäftsbriefen nach den gesetzlichen Fristen.

Wo oben keine feste Frist steht, speichern wir Daten nur so lange, wie es der Zweck verlangt oder eine gesetzliche Pflicht es vorschreibt. Der automatische Löschlauf läuft täglich. Besucher-Chats auf Kundenwebsites löschen wir im Auftrag des Betriebs nach höchstens 90 Tagen, Anfragen nach der vom Betrieb eingestellten Frist (Standard 180 Tage).

16. Pflicht zur Bereitstellung

Für die Registrierung und die Nutzung des Dashboards musst du die genannten Konto- und Betriebsdaten angeben. Ohne diese Daten können wir den Vertrag nicht erfüllen. Die Spracheingabe und die Verbindungen zu Google-Diensten sind freiwillig.

17. Keine automatisierten Einzelentscheidungen, Hinweis zur KI

Wir treffen keine Entscheidungen, die ausschließlich automatisiert erfolgen und dir gegenüber rechtliche Wirkung entfalten (Art. 22 DSGVO). Der Assistent macht Vorschläge. Änderungen mit Außenwirkung (zum Beispiel Löschen, Team, Öffnungszeiten im Google-Profil) werden erst nach deiner Bestätigung ausgeführt. Der Assistent im Dashboard und der Chatbot auf Kundenwebsites sind KI-Systeme. Der Chatbot ist als KI-Assistent gekennzeichnet (Art. 50 KI-Verordnung).

18. Deine Rechte

Du hast nach der DSGVO das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch gegen Verarbeitungen, die auf berechtigten Interessen beruhen (Art. 21). Eine erteilte Einwilligung kannst du jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3). Wende dich dafür an die Adresse in Abschnitt 1. Du hast außerdem das Recht, dich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Für uns ist zuständig:

Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA)
Promenade 18
91522 Ansbach

Betrifft deine Frage Daten, für die dein Betrieb verantwortlich ist (Abschnitt 2), wende dich bitte zuerst an deinen Betrieb. Wir unterstützen ihn dabei.

19. Änderungen dieser Erklärung

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich unsere Dienste, unsere Dienstleister oder die Rechtslage ändern. Die aktuelle Fassung findest du unter tontu.ai/datenschutz.